Effiziente Meetings sparen wertvolle Zeit. GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE vereinfachen die Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Sitzungen.
Perfekt organisierte Sitzungen
Sicher und Nachvollziehbar
GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE automatisiert Prozesse, vereinfacht die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz Ihrer Sitzungen. Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll – ganz ohne E-Mail-Flut und Papier.
Dank eines definierten Publikationsprozesses profitieren die Organisatoren und Teilnehmer von jederzeit korrekten Unterlagen. Standardisierte Abläufe, wie Meldungen von Traktanden, die Publikation von Vorausunterlagen, Einladung von Referenten und der Versand von Protokollauszügen werden optimal unterstützt. Sämtliche Dokumente werden automatisch in einheitlichen Vorlagen (Templates) erstellt. Informationen müssen nur einmal erfasst werden und sind für alle Beteiligten einfach auffindbar.
Das übersichtliche Dashboard zeigt Ihnen alle Sitzungen an, auf die der Benutzer berechtigt ist. Über einen Datumsfilter können Sie die Ansicht entsprechend anpassen.
Erstellen Sie auf Knopfdruck eine Sitzung. Vordefinierte Standard-Traktanden sowie die regelmässigen Teilnehmer werden automatisch hinzugefügt.
Definieren Sie alle Eckdaten der Sitzung wie beispielsweise die Zeit oder der Sitzungsort.
Bearbeiten Sie bestehende Traktanden ganz einfach. Diverse Informationen wie Gäste oder Bemerkungen können eingegeben werden und sind auf der Sitzungsübersicht direkt ersichtlich.
Erfassen Sie Traktanden schnell und einfach. Die Traktanden können per drag and drop an die gewünschte Position verschoben und die Nummerierung angepasst werden.
Laden Sie ein Dokument zu einem Traktandum hoch und stellen Sie es dem Teilnehmerkreis zur Verfügung. Die Dokumente sind jederzeit und für alle verfügbar. In der Sitzungsübersicht ist direkt sichtbar, bei welchem Traktandum eine Datei zur Verfügung steht.
Wählen Sie die Teilnehmer aus, die zur Sitzung eingeladen werden. Sie können die Rollen der einzelnen Personen definieren.
Versenden Sie die Einladung an die Teilnehmer und fügen Sie die Traktandenliste automatisiert bei.
Synchronisieren Sie Ihre Daten mit dem OneDrive und haben damit die Dateien immer im Zugriff. Fügen Sie Ihren Dokumenten Anmerkungen hinzu, damit Sie für die Sitzung vorbereitet sind.
Erstellen Sie einen Lauf mit GARAIO DECIDE und versenden Sie ein E-Mail an den bestehenden Teilnehmerkreis. Sie können einen Lauf direkt aus der Sitzung mit GARAIO MEETING starten.
Als Teilnehmer können Sie und alle anderen einfach abstimmen. Angehängte Dokumente sind aus dem Traktandum direkt einsehbar.
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Ihre Läufe zu administrieren und einen Reminder zu versenden.
Sie können einen Lauf jederzeit beenden und das Ergebnis einsehen. Die Teilnehmer haben ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, ihre Antworten anzupassen.
Sie können während der Sitzung direkt im Traktandum Informationen und Entscheidungen protokollieren. Das Protokoll wird aus den Traktanden generiert.
Senden Sie ein Traktandum ganz einfach an eine Sitzung eines anderen Gremiums.
Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll, ohne E-Mail-Flut und ganz ohne Papier. Eine deutliche Entlastung für die Administration und die Teilnehmer.
Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben höchste Priorität.
Mit der integrierten Enterpise-Search werden alle Informationen, Beschlüsse und Pendenzen im Handumdrehen gefunden.
Ob im Office oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone – die Teilnehmenden haben immer Zugriff auf die richtigen Dokumente und Informationen.
Möchten auch Sie Ihre Meetings digital organisieren und mit effizienten Meetings wertvolle Zeit sparen?
Gerne stellen wir Ihnen die GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE in einer Live Präsentation vor.
Bitte kontaktieren Sie uns, um einen Termin zu vereinbaren.
Gerne beantworten wir häufig gestellte Fragen zu GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE:
GARAIO MEETING vereinfacht die Einreichung von Traktanden, automatisiert die Erstellung der Agenda sowie das Zeitmanagement und unterstützt die Einladung von Teilnehmern sowie die Verwaltung der einzureichenden Vorausunterlagen.
Durch die strukturierte, einheitliche Erfassung von Anträgen und Beschlüssen sowie das einfache Verfolgen von Pendenzen und Traktanden wird die Qualität von Sitzungen spürbar gesteigert.
Die Erfassung des Protokolls direkt in der Lösung gestaltet sich sehr einfach, da die Protokollansicht dem Look-and-feel von Word sehr nahe kommt. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Erstellung auf dem effizienten Erfassen von Protokollinhalten, wie z.B. Beschlüssen: Sämtliche Informationen werden in Feldern abgefüllt und werden damit via der Suche auswertbar. Das Protokoll kann auf Knopfdruck in ein gängiges Datei-Format (.docx, .pdf) exportiert werden.
GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE basieren auf Microsoft SharePoint Online (Office 365) und Azure Services.
Ja. Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben in unserer Lösung höchste Priorität.
Im GARAIO Meeting können sämtliche Inhalte mit einfachen Mitteln ausgewertet und zusammengefasst werden. So kann etwa direkt durch den Benutzer der Lösung ein Report über alle Beschlüsse der letzten zwei Jahre zu einem spezifischen Geschäft generiert werden.
Mit GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE haben Sie zu jeder Zeit die aktuellen Unterlagen im Zugriff – sofern Sie mit dem Internet verbunden sind. Ob im Office oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone, alle Teilnehmer haben immer Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Informationen.