GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE für den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung

Effiziente Meetings sparen wertvolle Zeit. GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE vereinfachen die Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Sitzungen.

  • Perfekt organisierte Sitzungen

  • Sicher und Nachvollziehbar

Alles in einem Paket

GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE automatisiert Prozesse, vereinfacht die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz Ihrer Sitzungen. Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll – ganz ohne E-Mail-Flut und Papier.

Dank eines definierten Publikationsprozesses profitieren die Organisatoren und Teilnehmer von jederzeit korrekten Unterlagen. Standardisierte Abläufe, wie Meldungen von Traktanden, die Publikation von Vorausunterlagen, Einladung von Referenten und der Versand von Protokollauszügen werden optimal unterstützt. Sämtliche Dokumente werden automatisch in einheitlichen Vorlagen (Templates) erstellt. Informationen müssen nur einmal erfasst werden und sind für alle Beteiligten einfach auffindbar.

  1. 01

    Sitzung vorbereiten

    Ein übersichtliches Dashboard

    Das übersichtliche Dashboard zeigt Ihnen alle Sitzungen an, auf die der Benutzer berechtigt ist. Über einen Datumsfilter können Sie die Ansicht entsprechend anpassen.

    Eine Sitzung erstellen

    Erstellen Sie auf Knopfdruck eine Sitzung. Vordefinierte Standard-Traktanden sowie die regelmässigen Teilnehmer werden automatisch hinzugefügt.

    Eine Sitzung planen

    Definieren Sie alle Eckdaten der Sitzung wie beispielsweise die Zeit oder der Sitzungsort.

    Traktanden bearbeiten

    Bearbeiten Sie bestehende Traktanden ganz einfach. Diverse Informationen wie Gäste oder Bemerkungen können eingegeben werden und sind auf der Sitzungsübersicht direkt ersichtlich.

    Neue Traktanden erfassen

    Erfassen Sie Traktanden schnell und einfach. Die Traktanden können per drag and drop an die gewünschte Position verschoben und die Nummerierung angepasst werden.

    Dokumente hochladen

    Laden Sie ein Dokument zu einem Traktandum hoch und stellen Sie es dem Teilnehmerkreis zur Verfügung. Die Dokumente sind jederzeit und für alle verfügbar. In der Sitzungsübersicht ist direkt sichtbar, bei welchem Traktandum eine Datei zur Verfügung steht.

    Teilnehmerkreis festlegen

    Wählen Sie die Teilnehmer aus, die zur Sitzung eingeladen werden. Sie können die Rollen der einzelnen Personen definieren.

    Einladung versenden

    Versenden Sie die Einladung an die Teilnehmer und fügen Sie die Traktandenliste automatisiert bei.

    Dateien synchronisieren

    Synchronisieren Sie Ihre Daten mit dem OneDrive und haben damit die Dateien immer im Zugriff. Fügen Sie Ihren Dokumenten Anmerkungen hinzu, damit Sie für die Sitzung vorbereitet sind.

  2. 02

    Befragung vorbereiten

    Lauf erstellen

    Erstellen Sie einen Lauf mit GARAIO DECIDE und versenden Sie ein E-Mail an den bestehenden Teilnehmerkreis. Sie können einen Lauf direkt aus der Sitzung mit GARAIO MEETING starten.

    Am Lauf teilnehmen

    Als Teilnehmer können Sie und alle anderen einfach abstimmen. Angehängte Dokumente sind aus dem Traktandum direkt einsehbar.

    Lauf administrieren

    Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Ihre Läufe zu administrieren und einen Reminder zu versenden.

    Lauf schliessen

    Sie können einen Lauf jederzeit beenden und das Ergebnis einsehen. Die Teilnehmer haben ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, ihre Antworten anzupassen.

  3. 03

    Sitzung durchführen und nachbearbeiten

    Sie können während der Sitzung direkt im Traktandum Informationen und Entscheidungen protokollieren. Das Protokoll wird aus den Traktanden generiert.

    Traktanden weiterleiten

    Senden Sie ein Traktandum ganz einfach an eine Sitzung eines anderen Gremiums.

SITZUNGEN EFFIZIENT GESTALTEN

Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll, ohne E-Mail-Flut und ganz ohne Papier. Eine deutliche Entlastung für die Administration und die Teilnehmer.

Deshalb ist die GARAIO Meeting und GARAIO Decide so beliebt.

  • Sichere Zusammenarbeit dank Datenschutz

    Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben höchste Priorität.

  • Nachvollziehbar und konsistent

    Mit der integrierten Enterpise-Search werden alle Informationen, Beschlüsse und Pendenzen im Handumdrehen gefunden.

  • Immer Zugriff auf aktuelle Unterlagen

    Ob im Office oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone – die Teilnehmenden haben immer Zugriff auf die richtigen Dokumente und Informationen.

Effiziente Meetings sparen wertvolle Zeit.

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Möchten auch Sie Ihre Meetings digital organisieren und mit effizienten Meetings wertvolle Zeit sparen?
Gerne stellen wir Ihnen die GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE in einer Live Präsentation vor.
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häufig gestellte Fragen

Gerne beantworten wir häufig gestellte Fragen zu GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE:

Welches sind die konkreten Erleichterungen in GARAIO MEETING?

GARAIO MEETING vereinfacht die Einreichung von Traktanden, automatisiert die Erstellung der Agenda sowie das Zeitmanagement und unterstützt die Einladung von Teilnehmern sowie die Verwaltung der einzureichenden Vorausunterlagen.

Wie erhöht GARAIO MEETING die Effizienz in der Organisation?

Durch die strukturierte, einheitliche Erfassung von Anträgen und Beschlüssen sowie das einfache Verfolgen von Pendenzen und Traktanden wird die Qualität von Sitzungen spürbar gesteigert.

Wie profitiert die Nachbearbeitung von Sitzungen durch GARAIO MEETING?

Die Erfassung des Protokolls direkt in der Lösung gestaltet sich sehr einfach, da die Protokollansicht dem Look-and-feel von Word sehr nahe kommt. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Erstellung auf dem effizienten Erfassen von Protokollinhalten, wie z.B. Beschlüssen: Sämtliche Informationen werden in Feldern abgefüllt und werden damit via der Suche auswertbar. Das Protokoll kann auf Knopfdruck in ein gängiges Datei-Format (.docx, .pdf) exportiert werden.

Welche IT-Voraussetzungen sind notwendig?

GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE basieren auf Microsoft SharePoint, ist eine sogenannte „Provider Hosted App“ und setzt somit einen SharePoint- respektive einen IIS-Server voraus. Die Lösung kann auch in Kombination mit Microsoft Office365 beziehungsweise SharePoint-Online genutzt werden.

Sind die Inhalte in GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE sicher?

Ja. Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben in unserer Lösung höchste Priorität.

Welche Inhalte können über GARAIO MEETING ausgewertet werden?

Im GARAIO Meeting können sämtliche Inhalte mit einfachen Mitteln ausgewertet und zusammengefasst werden. So kann etwa direkt durch den Benutzer der Lösung ein Report über alle Beschlüsse der letzten zwei Jahre zu einem spezifischen Geschäft generiert werden.

Wie und über welche Geräte ist der Zugriff auf GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE möglich?

Mit GARAIO MEETING und GARAIO DECIDE haben Sie zu jeder Zeit die aktuellen Unterlagen im Zugriff – sofern Sie mit dem Internet verbunden sind. Ob im Office oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone, alle Teilnehmer haben immer Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Informationen.